Jouw webshop en boekhouding koppelen: easier wordt het niet!

Als webshopeigenaar zul je ongetwijfeld wel eens hebben zitten steunen en kreunen om je boekhouding. En terecht… Telkens voor iedere bestelling weer een nieuwe factuur (laten) maken,  en vervolgens alles moeten uploaden in je administratie per bestelling voor de boekhoudkundige verwerking. Daar kan zo een paar dagen overheen gaan op die manier, maar wat nou als dat toch eens allemaal binnen een paar minuten kon gebeuren? “Kan dat?!”, denk jij nu. Ja, dat kan, namelijk via een koppeling tussen je webshop en je boekhoudprogramma. In deze blog leggen we je precies uit in welke 5 stappen dit gaat.

1. Geautomatiseerd facturen maken en sturen

Dit eerste voordeel herken je waarschijnlijk als je al gebruik maakt van een webshopprovider, zoals Shopify, CCV Shop of Mijnwebwinkel. Doe je dit nog niet? Dan zal er helemaal een nieuwe wereld voor je open gaan! Op het moment dat een klant namelijk een bestelling plaatst, zorgt de software ervoor dat facturen direct worden aangemaakt en meegestuurd met de bevestigingsemail.

Deze eerste stap is misschien best wel een beetje basiskennis voor jou, dus waar blijven dan die échte voordelen van de boekhoudkoppeling? Die komen eraan hoor… 😉

2. Nooit meer downloaden en uploaden

Nu komt het dan, deze stap is al een stuk nieuwer! Heb jij alleen maar webshop software, die niet gekoppeld is met je boekhoudprogramma? Dan moet je steeds die facturen downloaden en vervolgens uploaden in je boekhouding, en dat per bestelling. Maar dankzij de koppeling is dat voor altijd verleden tijd!

Op het moment dat de factuur namelijk wordt aangemaakt, wordt deze ook direct doorgestuurd naar je online administratie, waardoor jij de knoppen “Download” en “Upload” nooit meer hoeft te zien!

3. Robots regelen de verwerking

Oké, de facturen staan dus in één keer in je boekhouding dankzij de koppeling met je webshop. Dan moeten ze natuurlijk ook nog netjes worden verwerkt, en op de juiste boekhoudkundige manier. Je zou natuurlijk kunnen denken: “laat dat maar aan die accountant over” of “dat zal wel heel moeilijk zijn”. Beide foute gedachten. In een online boekhoudprogramma worden de facturen namelijk direct verwerkt door echte robots, door de zogenaamde UBL of OCR technieken. Dat houdt in dat factuurinformatie instant herkend wordt.

Hierdoor worden de juiste bedragen ook direct geboekt op de juiste plaats in de financiële overzichten, zoals de balans, of de winst- en verliesrekening.

4. De btw-aangifte wordt klaargezet

Eén van de onderdelen die de robots herkennen op een factuur is natuurlijk het btw-bedrag. Cruciaal om dat goed bij te houden voor de btw-aangifte. Gelukkig is ook dit iets wat automatisch gaat! Alle herkende btw-bedragen worden netjes toegevoegd aan (of afgehaald van-, in het geval van een inkoopfactuur) de btw-aangifte.

Vervolgens kun jij aan het eind van de periode direct de aangifte omzetbelasting versturen naar de Belastingdienst, en betalen met iDEAL. Easy!

5. Geniet van de tijd die je overhoudt!

Al deze stappen zijn natuurlijk niets waard als je er niks extra’s uithaalt. Gelukkig haal je er bakken met tijd uit! Moet je nagaan: waar je eerst zelf allerlei lastige stappen moest doorlopen en ieder factuurtje handmatig moest verwerken, gaat dat nu allemaal automatisch binnen een paar minuten. Zo kun jij rustig achterover leunen, en tijd besteden aan zaken die jij leuker vindt, bestellingen inpakken bijvoorbeeld…

En hoe krijg ik dit dan voor elkaar?

Ook heel eenvoudig. Met het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je gebruik maken van verschillende webshopkoppelingen, zoals Mijnwebwinkel, Shopify, Woo Commerce, Bol.com, Amazon, CCV Shop, en ga zo maar door. Hier kun je de volledige lijst bekijken. De koppeling wordt mede mogelijk gemaakt door Webwinkelfacturen. Bovendien maak je in InformerOnline automatisch gebruik van de andere beschreven voordelen, zoals de robots!

Smart online boekhouden voor innovatieve webshopondernemers. Test het nu 30 dagen gratis! (En als starter zelfs 1 jaar 50% korting!)

 

 

Boost je productiviteit door je kantoor aan te passen

Wat twee weken had moeten zijn, is nu al meer dan een jaar lang bezig. Precies, Covid-19. We zitten allemaal in dezelfde situatie, maar… apart, we zitten allemaal in een thuiskantoor. Of je nu in je thuiskantoor studeert of werkt, de kans is dat je dit ook al spuugzat bent. Niet alleen ben je het spuugzat, maar je weet gewoon niet meer waar je motivatie en productiviteit vandaan moet halen… je bent niet alleen. Niet alles is verloren, er zijn nog wat trucjes die je kunt gebruiken om je productiviteit en motivatie te boosten, zoals je kantoor aanpassen! Hier geef ik je wat tips en tricks om je kantoor aan te passen en welke producten je het beste ervoor kunt gebruiken om weer goed aan de slag te kunnen, zoals die van https://camaloon.com/nl! 

Stap 1 is om alles op een rijtje te zetten en je spullen goed organiseren. Als je een beetje op mij lijkt, ben je ook elke dag je lievelingspen weer kwijt, en moet je overal doorheen graaien om het te vinden. Nou ja, zo was ik in ieder geval, totdat ik voor het eerst sinds basisschool weer een etui kocht. Als je denkt dat een etui toch nog te veel rond gaat slingeren in je kantoor, kun je altijd nog voor een pennenhouder kiezen, en wat er nog beter aan is, is dat pennenhouders van Camaloon met een notitieblokje komen! Verder kun je jouw etui of pennenhouder ook laten personaliseren met een motief of ontwerp naar keuze, zo ben je altijd geïnspireerd om hard te werken!

Tot kort geleden zat ik zelf nog op thuiskantoor voor mn studie. Als je er nog niet bekend mee bent, online studeren betekent een lawine aan deadlines. Studenten staan daar natuurlijk niet alleen in, als je werkt heb je ook veel deadlines. Soms kan dat echt overweldigend zijn, tot op het punt dat je niet weet hoe je jouw studie (of werk) met slaap kan combineren, een sociaal leven of sport moet je niet eens aan denken. Als je er aan denkt raak je bijna in paniek, je denkt aan allerlei verschillende deadlines en het lijkt oneindig, totdat je alles opschrijft. Toen ik voor het eerst in wel meer dan 10 jaar weer alles in een agenda bij begon te houden, zag ik dat er licht is aan het einde van de tunnel. Alles was opeens zo eenvoudig. Het werd niet alleen meer overzichtelijk, ik had opeens door dat ik niet zo veel te doen had als ik dacht, en het voelt erg bevredigend om al je taken af te strepen als je klaar bent . Dus wacht niet langer en regel meteen een agenda, personaliseer het zodat jouw licht aan het einde van de tunnel naar jouw smaak is!

Bij het clumsy kantoor starter pack hoort ook dat alle papieren door elkaar gaan, of in een tas worden gezet en onder alles terecht komt en uiteindelijk een propje wordt. Om dat te verkomen zou je bijvoorbeeld een aktetas of map kunnen kopen. Zo zijn je papieren altijd bij elkaar, blijven ze mooi glad, en ziet alles er wat netter uit. Het kan nog mooier worden, ja, echt! Dit doe je door je aktetas of amp te personaliseren bij Camaloon, zo ziet je thuiskantoor er altijd schitterend eruit. 

Zo zijn de mogelijkheden om je kantoor aan te passen bijna oneindig! Heb je de neiging om je kantoor te verbeteren en dan lekker aan de slag te gaan? Wacht dan niet langer, volg de tips, laat je creativiteit helemaal los, en boost je kantoor en je productiviteit! 

Waarom heeft mijn webshop nog geen verkopen?

Als je aan een webshop begint kan het zo zijn dat niet alles zo makkelijk gaat als je van tevoren had verwacht, maar van fouten leer je! Je zal vast denken dat het maken van een webshop het meeste werk is, maar daar kun je je nog flink in vergissen. Hoe zorg je voor verkopen? Zoek vooral niet verder. In dit blog vertellen wij jou alles wat je moet weten!

Simpele fouten die je kunt voorkomen

In het begin kun je niet weten wat mensen ervan gaan vinden. Daarom is het goed om een review functie te hebben. Klanten krijgen dan een goed gevoel omdat zij de eerlijke mening van anderen kunnen bekijken via jouw webshop. Het is belangrijk dat jouw contactgegevens terug te vinden zijn op je webshop. Zo kunnen jouw klanten, contact met je opnemen wanneer dat nodig is. Daarnaast is het ook gewoon wettelijk verplicht om contactgegevens op jouw website te hebben staan.

Zorg voor verschillende soorten betaalmethodes aan te bieden op jouw webshop. Zo geeft je de klant de keuze en hou je het simpel. Probeer de verzendkosten laag te houden en vooral in verhouding met de prijs van het product. Klanten haken vaak af als de verzendkosten hoog zijn, terwijl ze geen grote bestelling plaatsen.

Vindbaarheid

Zorg ervoor dat je webshop een goede vindbaarheid heeft. Dat is zeer belangrijk aangezien dat misschien wel een reden is waarom je veel klanten misloopt. De webshop moet er ook mooi en professioneel uitzien. Jij kunt tevreden zijn met hoe alles eruitziet, maar voor de klanten kan dat anders zijn. Ook al hou jij van kleurrijk en druk is dat toch geen slimme keuze voor jouw webshop. Het wordt dan snel rommelig en onoverzichtelijk, let daarop. Zorg er ook voor een goede productbeschrijving. Denk aan zoekwoorden en termen waar mensen veel op zoeken. Gebruik ‘’deze zwarte sneaker’’ in plaats van ‘’dit artikel’’.

Het product

Een goed product verkoopt vanzelf zeggen ze, maar hier zitten natuurlijk wel wat voorwaarde aan. De uitstraling van de webshop heeft zeker invloed op klanten. Met een goede uitstraling en betrouwbaarheid kom je al een heel eind. Wat ook belangrijk is, is dat je ervoor zorgt dat het een product van goede kwaliteit is. Wanneer een product goed bevalt, komen mensen sneller terug voor meer en laten zij misschien zelfs een goede review achter. Dat geeft het product al snel een goed beeld en helpt om nieuwe klanten te trekken.

Probeer ervoor te zorgen dat het product ook een logische prijs heeft. Tegenwoordig is het voor klanten heel makkelijk om prijzen online met elkaar te vergelijken. Dat kan een pluspunt- of een minpunt voor je zijn. Blijf altijd op de hoogte van de behoeftes van jouw doelgroep zodat je hier op tijd in kunt spelen.

Webshops opgelet, er komen strengere regels voor online verkopen

Vanaf mei 2022 komen er nieuwe regels en richtlijnen om consumenten nog beter te beschermen. Dat is fijn natuurlijk, jij en ik kopen ook wel eens wat online, maar voor webshop eigenaren zijn er dus een aantal dingen waar zij op moeten letten. In dit blog gaan we het hebben over de veranderingen in de nieuwe Europese richtlijnen.

De nieuwe regels zijn voornamelijk bedoeld om consumenten meer informatie te geven over de manier waarop jij te werk gaat. Ondanks dat deze regels pas in mei 2022 ingaan, kun jij deze aanpassingen alvast maken om je mogelijk te onderscheiden van de concurrentie. De nieuwe richtlijnen zijn opgedeeld in de volgende categorieën: Reviews, Gepersonaliseerd aanbod, Prijsverminderingen, ‘Gratis’ onlinediensten, Online marktplaatsen, Vergelijkingssites en Handhaving en sancties.

Reviews

Wanneer je reviews gebruikt op jouw website om de ervaring van klanten te delen met potentiële klanten, ben je vanaf mei 2022 verplicht om alle positieve én negatieve reviews te laten zien. Ook moet je aangeven hoe je controleert dat de reviews echt zijn geschreven door klanten die daadwerkelijk iets hebben gekocht en mag je niet langer nep reviews plaatsen.

Het gebeurt best vaak dat ondernemers kennissen, vrienden en familie vragen om een positieve review achter te laten bij hun onderneming. Dit zorgt ervoor dat klanten en potentiële klanten geen goed beeld kunnen krijgen van een bepaald product of bepaalde dienst aangezien er geen eerlijke mening wordt gegeven. Ook moet er vermeld worden of iemand wordt betaald voor het achterlaten van een review of niet. Dit allemaal om de consument te beschermen van misleiding.

Gepersonaliseerd aanbod

Als jij op jouw website werkt met gepersonaliseerd aanbod, dan moet je je klanten hiervan op de hoogte stellen. Klanten kunnen met deze informatie een beter overwogen keuze maken.

Prijsverminderingen

Vanaf volgend jaar mag je niet meer zomaar een prijs nemen als uitgangspunt voor een korting. Je mag dan niet meer zomaar zeggen dat jouw product is afgeprijsd van bijvoorbeeld €20,- naar €15,- als dat niet waar is. Korting is een marketingstunt en is natuurlijk niet verboden, maar het moet wel kloppen. Op sommige websites zie je maandenlang ‘’van €20,- naar €15,- ‘’ bij een product staan. Dan is de korting dus niet tijdelijk en dat mag dus niet meer. Als je gaat adverteren met korting moet de korting afgeleid zijn van de laagste prijs die je in de afgelopen 30 dagen hebt gerekend voor dat specifieke product.

‘Gratis’ onlinediensten

Als jij op jouw website een onlinedienst aanbiedt, ben je straks verplicht om jouw klanten op de hoogte te stellen van hoelang jij hun gegevens bewaard en hoe ze zich kunnen uitschrijven. Consumenten krijgen het recht om binnen 14 dagen zonder reden de gratis digitale dienst op te zeggen. Wanneer je opzeggen ben je verplicht om de dienst stop te zetten en de gegevens te verwijderen.

Online marktplaatsen

Je bent verplicht om consumenten op de hoogte stellen van met wie zij zakendoen, voordat zij de producten kopen. Daarnaast geef je ook aan of het een ondernemer of consument is en welke voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Deze informatie moet je duidelijk zichtbaar hebben op je betaalpagina. Het is niet toegestaan om deze informatie ‘te verstoppen’ in de algemene voorwaarde.

Naast de informatieplicht heb je ook de onderzoeksplicht. Als online marktplaats moet je vooraf informatie opvragen over de juridische status van de verkoper (ondernemer of particulier) en de voorwaarden van mensen die diensten of goederen verkopen via jouw platform.

Vergelijkingssites

Als jij online zoekfuncties aanbiedt, zoals websites die energieleveranciers, reizen, hotels of andere producten of diensten vergelijken, moet je houden aan informatieplicht. Je dient de klant vooraf te informeren over welke elementen de zoekresultaten bepalen. Je hoeft je algoritme niet openbaar te maken, maar je moet de basis aangeven voor het bepalen van de zoekresultaten.

Handhaving en sancties

Over de handhaving van deze nieuwe Europese richtlijnen wordt het volgende gezegd op de website van de KvK: Als je je niet aan de nieuwe regelgeving houdt, behandelen de Autoriteit Consument en Markt (ACM) en de Autoriteit Financiële Markt (AFM) dit als oneerlijk zakendoen. Ze zullen dit handhaven. De aard, omvang, ernst, duur en frequentie van de overtredingen zijn hierbij van belang. ACM en AFM kunnen boetes opleggen of overtreders een bepaalde periode geven waarin ze de situatie moeten oplossen. De boete kan oplopen tot 4% van de jaaromzet, of een boete van maximaal 2 miljoen euro. Als overtredingen vaker voorkomen, kan het percentage oplopen tot 10% van de jaaromzet.

Importproducten op mijn webshop, waar moet ik rekening mee houden?

In de Europese Economische Ruimte (EER), moeten alle producten die op de markt zijn voldoen aan bepaalde producteisen. Deze eisen verschillen per productgroep. Het gaat hier om Europese eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Zeker als jij producten importeert van buiten de EER (Europa, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) is het belangrijk dat je op de hoogte bent van regels en eisen waar producten aan moeten voldoen. In dit blog nemen we jou mee in alle algemene eisen.

Productveiligheid

De richtlijnen voor algemene productveiligheid zijn opgesteld om de consument te beschermen. Het verplicht ook producenten om de consument informatie te geven over mogelijke gezondheids- en/of veiligheidsrisico’s. Doordat producenten deze informatie delen met consumenten kunnen zij voor zichzelf de keuze maken of zij dit risico willen nemen door het product wel of niet te kopen.

Naast de richtlijnen algemene productveiligheid zijn er ook specifieke producteisen waar bepaalde productgroepen aan moeten voldoen. Deze specifieke producteisen gelden boven de algemene regels en gaan over samenstelling, registratie, keuring, verpakking en etiketten. Er gelden specifieke eisen op de volgende productgroepen: Textielproducten, Cosmetica, Geneesmiddelen, Dierlijke en plantaardige producten, Biociden, Chemische producten en Elektr(on)ische apparatuur.

Verpakking, etikettering en CE-markering

In de EU gelden ook regels voor verpakkingen. Zo moet verpakking van voedsel voldoen aan ingrediëntenvermelding, netto hoeveelheden en een houdbaarheidsdatum.

Een CE-markering geeft aan dat een bepaald product voldoet aan de eisen die gelden voor gezondheid, veiligheid en milieu. De volgende productgroepen moeten een CE-markering hebben: Explosieven voor civiel gebruik, Pyrotechnische artikelen, Bouwproducten, Speelgoed, Persoonlijke beschermingsmiddelen, Elektrische, elektronische en energie gerelateerde producten, Medische hulpmiddelen, Meet- en weegapparatuur, Machines en aanverwante producten en Transportmiddelen.

De verantwoordelijkheid

Als jij als verkoper jouw producten uit een EER land haalt, dan is de producent verantwoordelijk voor het risico’s van het product. Mocht het zo zijn dat deze persoon de producten haalt uit een land buiten EER, dan is hij/zij hier verantwoordelijk voor. Als jij jouw producten inkoopt buiten de EER, let er dan wel op dat jij verantwoordelijk bent voor het naleven van de eisen en regels die gelden in de EU. Ook als jouw producten wel uit de EER komen, maar jij geeft er je eigen merknaam aan en doet alsof deze van jou zijn ben jij verantwoordelijk.

Het naleven van deze eisen en regels wordt gecontroleerd door verschillende instanties in Nederland. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) controleert geneesmiddelen voor mensen. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) doet dat voor diergeneesmiddelen, maar ook voor cosmetica, voedsel, consumentenproducten, dieren en planten.

Wil je nou alles weten over welke eisen en regels er gelden over de verschillende productgroepen, bekijk dan deze pagina van de KvK. Hier vind je alle informatie die je zoekt.

Denk aan Douane en belastingen

Je mag niet zomaar geïmporteerde producten van buiten de EU verkopen. Je bent wettelijk verplicht om alle geïmporteerde producten van buiten de EU via de Douane ‘in het vrije verkeer’ te laten gaan. Hier moet je aangifte voor doen bij de Douane. Meestal huren bedrijven iemand in om dit te doen, maar je mag het ook zelf doen. Dit kan je regelen via de Nationale Helpdesk Douane. Je hebt hier wel een EORI-nummer voor nodig. Deze kun je zelf samenstellen of aanvragen.

Bij het doen van invoeraangifte vraagt de Douane om een HS-code (Harmonized System-codes). Dit is een code die de Douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. Elk land kan de HS-code van producten aanvullen. Binnen de Europese Unie is de HS-code een 8-cijferige code. Deze geld voor export vanuit de Europese Unie (HS-code plus 2 cijfers). Bij het importeren van goederen in de EU is de HS-code een 10-cijferige code (HS-code plus 4 cijfers). Deze HS-codes worden ook wel goederencodes genoemd. In dit blog van Sendcloud, kun je gemakkelijk de juiste HS-code vinden.

Voor het importeren van goederen moet je meestal betalen. Deze kosten worden invoerrechten of importheffing genoemd. De hoogte hiervan hangt af van de Taric-code (De HS-code van 6 cijfers wordt dan uitgebreid met 4 cijfers) van het product en het land waar het product vandaan komt. Je kunt vrijstelling krijgen van invoerrechten als jouw zending van buiten de EU maximaal 150 euro is. Dit is exclusief vervoers- en verzekeringskosten. Voor alcoholhoudende producten, parfum en toiletwater en tabak en tabaksproducten geldt deze vrijstelling niet.

 

Hoe stel je een goede privacy policy op voor jouw webshop?

Als webshop ben je wettelijk verplicht om een privacy policy te hebben op jouw website. Dit is omdat je persoonlijke gegevens van jouw klanten verzameld. Je bent verplicht om klanten hiervan op de hoogte te stellen. Wat moet er precies in de privacy policy staan? Dat gaan wij je uitleggen!

Wat zijn privacy policy?

Voordat je gaat beginnen aan het opstellen van een privacy policy, moet je eerst weten wat een privacy policy precies is. Een privacy policy is eigenlijk gewoon een verklaring van wat jij als bedrijf met de persoonlijke gegevens van de klant doet. Je geeft hieraan waarvoor je deze gegevens gebruikt en voor welk doel. Ook geef je aan hoe klanten hun rechten hierop kunnen uitoefenen.

In de privacyverklaring worden jouw verantwoordelijkheden vastgelegd en welke maatregelen jij als verantwoordelijke gaat nemen als er iets gebeurt met de persoonsgegevens van de klant. Mocht het zo zijn dat jij de verwerking van persoonsgegevens uitbesteed aan een ander bedrijf, dan wordt dat bedrijf genoemd en ben je wettelijk verplicht om met dat bedrijf een verwerkersovereenkomst te sluiten.

Waar moeten privacy policy aan voldoen?

De privacy policy moet aan elk onderdeel van de rechten en plichten voldoen. Deze onderdelen zijn als volgt:

  • Jouw naam en contactgegevens
  • Naam en contactgegevens van je vertegenwoordiger in de EU (als je deze hebt)
  • Naam en contactgegevens van je functionaris voor gegevensbescherming (als je deze hebt)
  • Waar de persoonsgegevens voor worden gebruikt
  • Wie eventueel de persoonsgegevens ontvangt
  • Waarom de klant zijn of haar persoonsgegevens moet invullen
  • Hoelang je deze gegevens bewaard
  • Welke cookies je gebruikt en waarom
  • Welke rechten de klant heeft
  • Hoe klanten hun rechten kunnen uitoefenen
  • Het recht dat de klant heeft om gegeven toestemming in te trekken
  • Het recht dat de klant heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
  • Of je wel of geen gebruik maakt van een geautomatiseerde besluitvorming

Zorg ervoor dat de klant de privacy policy leest

Het is belangrijk dat de klant de privacy policy eenvoudig kan vinden. Daarnaast kan je bij het invullen van de gegevens de klant akkoord laten gaan met de privacy policy van jouw website.

Algemene voorwaarden en een privacy policy zijn verplicht om te hebben. Deze kun je makkelijk samenstellen via Rocket Lawyer. Via hun website kan je eenvoudig juridische documenten opstellen aan de hand van een template. Via Rocket Lawyer kan je eenvoudig een privacy policy opstellen voor jouw webwinkel.

Hoe stel je goede algemene voorwaarden op voor jouw webshop?

Uiteraard wil je als webshop de beste kwaliteit leveren, maar in werkelijkheid gaat er wel eens iets mis. Om jezelf in zulk soort gevallen te beschermen tegen aansprakelijkheid, is het van belang om een goede algemene voorwaarden op te stellen. Hoe doe je dat eigenlijk?

Wat zijn algemene voorwaarden?

Voor je moet weten hoe je algemene voorwaarden op kunt stellen, moet je weten wat algemene voorwaarden precies zijn. Algemene voorwaarden kan je opdelen in twee dingen: algemene verkoop- en betalingsvoorwaarden en inkoopvoorwaarden.

Met algemene verkoopvoorwaarden zorg je ervoor dat je alle financiële risico’s uitsluit of beperkt bij de levering van je producten of diensten. Hierin kan je bijvoorbeeld aangeven in hoeverre je mogelijk aansprakelijk bent voor bepaalde zaken.

Bij algemene betalingsvoorwaarde zorg je voor dat je de volgende problemen vermijd:

  • Betalingsproblemen omdat de afspraken onduidelijk zijn
  • Bewijsproblemen omdat je de afspraken niet kunt bewijzen
  • Incassoproblemen omdat je jouw zaken niet op orde hebt
  • Financiële problemen omdat jouw facturen niet kunnen worden geïncasseerd

Deze problemen zouden onnodig geld kunnen kosten. Het is daarom verstandig om betalingscondities te noteren zodat de klant geven voor het doen van aankopen daar kan nemen.

Waar moeten algemene voorwaarden aan voldoen?

Om ervoor te zorgen dat ondernemers niet zomaar alles in hun algemene voorwaarden kunnen verwerken, zijn er door de wet twee basiseisen gesteld aan algemene voorwaarden. Deze eisen zijn:

  • De algemene voorwaarden mag de wederpartij niet onredelijk belasten. Wat “onredelijke belastend” is, wordt bij wet bepaald en is vastgelegd in de grijze lijst (redelijke limieten) en de zwarte lijst (verboden bepalingen).
  • Je dient de andere partij een de mogelijkheid te geven om aandacht te besteden aan de algemene voorwaarden.

Zorg ervoor dat de klant de algemene voorwaarden leest

Je kan je alleen beroepen op de bepalingen die in de algemene voorwaarden staan als de klant voor, na of tijdens het aankoopproces akkoord is gegaan met de algemene voorwaarden. Hier zijn een aantal tips om ervoor te zorgen dat klanten de algemene voorwaarden leest:

  • Voeg de algemene voorwaarden als bijlage bij de offerte of print deze op de offerte.
  • Vraag je klanten om niet alleen de offerte en / of het contract te ondertekenen, maar ook om de algemene voorwaarden te ondertekenen.
  • Zorg ervoor dat je jouw algemene voorwaarden op jouw website kunt vinden en vermeld de voorwaarden op jouw website, offertes en facturen.

Algemene voorwaarden en een privacy policy zijn verplicht om te hebben. Deze kun je makkelijk samenstellen via Rocket Lawyer. Via hun website kan je eenvoudig juridische documenten opstellen aan de hand van een template. Via deze link kan je bij Rocket Lawyer eenvoudig jouw eigen algemene voorwaarden opstellen.

 

 

 

Succesvol verzenden via dropshippers

Mede dankzij de coronacrisis zit e-commerce flink in de lift. Bestaande webshops groeien snel en ook het aantal nieuwe webshops groeit. Zo zijn er afgelopen jaar heel wat offline retailers toch maar online gegaan. Er zitten ook enkele nieuwe dropship-webshops tussen. Die komen vooral negatief in het nieuws. Is succesvol zijn met dropshippen wel mogelijk?

Afgelopen maand publiceerde Opgelicht een uitgebreid artikel waarin ontevreden klanten vertelden dat ze wekenlang hebben moeten wachten op hun bestelling, die vaak ook heel anders was dan verwacht. De webshops waar ze hadden besteld maakten gebruik van dropshipment-leveranciers via AliExpress. Ze waren niet duidelijk over hun verzendwijze en gaven ook geen duidelijke productinformatie.

Als je dit artikel leest is het duidelijk waarom klanten niet op deze oplossing zitten te wachten. De levertijd of de verzendmethode is daar namelijk niet het probleem. Klanten willen best even wachten op producten, maar wel duidelijk weten wat ze kopen en wanneer dit geleverd wordt. Op AliExpress, waar deze consumenten zelf ook prima kunnen bestellen, had dat waarschijnlijk er ook wel bij gestaan.

Neem een Europese dropship-leverancier

De meerwaarde die de webshops uit het artikel bieden is dus eigenlijk niet aanwezig. Maar Europese leveranciers accepteren particulieren meestal niet als klant. Die houden wel rekening met Europese regelgeving en in tegenstelling tot Aziatische dropshippers is hier de kans een stuk groter dat het artikel wel een Nederlandse gebruiksaanwijzing of stekker heeft. Bij vragen verloopt het contact vaak ook beter met een serieuze Europese leverancier waardoor het adequaat reageren op klachten van klanten, of het bieden van garantie een stuk gemakkelijker is.

Dat de leverancier de logistiek voor zijn rekening neemt, is niets mis mee. Maar houdt er rekening mee dat jij verantwoordelijk blijft voor de klantenservice en klantverwachting. Bestel altijd eerst zelf een sample, zodat je zeker weet wat voor producten bij je klanten terechtkomen. En zorg dat je zelf duidelijk de producten kent. Schrijf een duidelijke omschrijving en maak desnoods je eigen productfoto’s, zodat het de klant duidelijk is wat hij bestelt.

Wanneer je duidelijk de levertijden van je webshop aangeeft en erbij zet dat je producten direct vanaf de leverancier komen, werk je volgens de consumentenregels én voorkom je een hoop teleurstellingen.

Hoe vind je een Europese leverancier?

Het kiezen van een Europese leverancier heeft dus zijn voordelen, maar het is vaak lastig om tegen concurrerende prijzen een mooi breed assortiment samen te stellen. Er zijn genoeg professionele partijen waar je terecht kunt, maar soms is het iets lastiger ze te vinden.

Op dropshippers.nl tref je een verzameling van grote professionele dropshipping-leveranciers. Ook Startpagina heeft een dropship overzicht zowel uit binnen- en buitenland.

Deze overzichten zijn voor iedereen beschikbaar, maar er zijn ook partijen die hun database besloten houden. Bij Salehoo sluit je een abonnement af waarmee je toegang krijgt tot een online database met duizenden leveranciers wereldwijd. Hier zitten ook veel kleine leveranciers tussen waarbij de concurrentie online wel meevalt. Door te selecteren op Europa als locatie, kom je makkelijk in contact met een grote lijst aan leveranciers. Het samenstellen van een breed assortiment wordt hiermee een stuk makkelijker.

Hoe efficiënt verzenden Europese dropshipleveranciers?

Met een Europese leverancier omzeil je, zoals gezegd, een aantal nadelen van dropshippen. Toch is het goed om wat vragen te stellen voordat je een samenwerking aangaat. Welke producten wil je gaan verkopen, levert de leverancier die wel? Heeft de leverancier integraties waarmee je de producten makkelijk in je webshop zet?

Hoe snel verwerkt de leverancier je order? Hoe sneller, des te eerder zal je klant de bestelling ontvangen. Let ook op het verzendproces zelf. Met welke vervoerder(s) werkt de leverancier samen? Onderzoek de reviews van deze partij.

Vraag ook bij de leverancier naar het retourbeleid. Gaat het product terug naar jou, waardoor jij met restvoorraad blijft zitten? Of kan de klant het terugsturen naar de leverancier? Hoe gaat dit in zijn werk en hoe worden de kosten voor een retourzending dan verrekend?

Het helpt vaak ook om zelf iets te bestellen bij een aantal dropshipment-leveranciers. Op die manier kom je er achter hoe de communicatie verloopt, hoe lang je moet wachten op je pakket en in welke staat het geleverd wordt. Zo kun je zelf bepalen of je klant tevreden met dit verloop zou zijn.

Uiteindelijk is dropshippen niets meer of minder dan een verzendmethode. Daarmee is in het beginsel niets mis, maar het maakt het realiseren van een succesvolle webshop er niet per definitie gemakkelijker op.

Welke programma’s zijn onmisbaar als ondernemer?

Ondertussen ben ik al een paar jaar aan het ondernemen en hoewel ik ben begonnen met enkel een website, een e-mailadres en een Excel bestand, is het ondernemersleven ondertussen wel een heel stuk makkelijker geworden. In dit blog bericht deel ik mijn favoriete ondernemers tool met je.

Financiën van je bedrijf

Moneybird – boekhouding

Waar ik vroeger mijn boekhouding in Excel deed en wanneer het moest facturen maakte in Word, ben ik 2 jaar geleden gestart met Moneybird. Ik ben niet zo van alle administratieve termen, dus ik was heel blij dat Moneybird boekhouden mega makkelijk maakt. Ik maak makkelijk offertes en facturen aan en upload ook heel simpel mijn inkomende facturen. Wanneer het kwartaal voorbij is, moet ik zorgen dat de boekhouding op orde is en er rolt zo een overzicht uit om mijn aangifte te doen.

Nu zei ik al eerder dat ik het ondernemers leven een stuk makkelijker heb gemaakt. Dus het is nu zo dat wanneer er een bestelling geplaatst wordt op de webshop of website, ik met 1 druk op de knop een factuur kan aanmaken in Moneybird. Dus geen handmatig gedoe meer, maar alles vol automatisch. Sinds een paar maanden, is het zelfs voor mijn klanten mogelijk om de factuur direct via iDeal te betalen, omdat ik Mollie heb gekoppeld. Kortom, het leven is veel makkelijker geworden!

Je kunt de eerste 2 maanden Moneybird gratis uitproberen, daarna is jouw boekhouding al up & running vanaf €12,- per maand. Klik hier voor meer informatie.

Knab – betaalrekening

Nu we toch even in de financiën blijven zitten, moet ik toch ook Knab even aanstippen. Ik vertel al vaker dat ik gebruik maak van de Profit First methode i.c.m. Knab. Voorheen had ik een zakelijke bankrekening bij de bank waar ik ook privé zit en dat werd na het eerste jaar best wel duur. Bij Knab heb je ook de mogelijkheid om meerdere betaal- en spaarrekeningen toe te voegen, zonder dat je scheel betaalt.

Meer weten over Knab? Klik dan hier voor meer informatie

Plug and Pay – betalingen in termijnen

Omdat ik al een poos tegen het probleem aan liep dat ik sommige trainingen in termijnen wou laten betalen, ben ik redelijk lang op zoek geweest naar een goede oplossing. In eerste instantie, maakte ik in Woocommerce een product aan met bijvoorbeel 1/3 van de prijs en plande ik nog 2 facturen in voor de andere 2 termijnen, alleen kost dat toch ook wel weer tijd. Dus uiteindelijk ben ik voor mijn online trainingen overgestapt naar Plug and Pay van de IMU. Wel weer een extra kosten post, maar scheelt toch een hoop gedoe. De betalingen worden automatisch geïncasseerd, de facturen worden automatisch aangemaakt en ze komen automatisch in de online leeromgeving (daar verderop meer over). Nu alleen nog de facturen automatisch in Moneybird laten komen en ik ben blij!

Wil je gratis Plug & Pay uitproberen? Klik dan hier voor meer informatie.

Techniek staat voor alles

WordPress / Woocommerce- website/webwinkel software

Ik ben echt fan van WordPress, dus het is ook niet zo gek dat mijn websites en webshop allemaal in WordPress gebouwd zijn. Heel eerlijk, ik ben echt technisch wel heel handig dus ik kan er heel makkelijk mee uit de voeten. Zodra ik weer een nieuwe functionaliteit wil toevoegen, dan is er 9 van de 10 keer wel een plugin voor beschikbaar. Zo heb ik het een en ander van uit mijn webshop weten te automatiseren. Ook op mijn website heb ik Woocommerce geïnstalleerd, zodat ze bijvoorbeeld mijn boek of een training kunnen bestellen.

Mailblue  – Mailing programma

Jaren geleden ben ik ooit eens begonnen met het verzenden van Nieuwsbrieven via Mailchimp. Dat ging eigenlijk altijd prima en het werkt heel simpel, tot dat ze hun prijzen gingen aanpassen en ik in het duurste pakket zou komen (Lees €250,- per maand). Dat was voor mij het moment om eens verder te gaan zoeken en ook meteen wat meer eisen te stellen. Waar ik bij Mailchimp automatische series kon aanmaken die alleen maar een serie mails achter elkaar waren, kan ik nu bij Mailblue een automation aanmaken op het gedrag van de abonnee.  Klikt heel technisch, maar het was echt 10x beter! Daarnaast hoefde ik ook geen €250,- per maand te betalen, maar begon ik met €29,- per maand. Dus als je nog op zoek bent naar een nieuw mailprogramma waarbij je van alles kan laten automatiseren en het is in het Nederlands? Dan is dit wat je zoekt.

En ik had het over automatiseringen? Mailblue heb ik gekoppeld via de plugin van Active Campaign (Mailblue is de Nederlandse variant) en met de plugin AC hook heb ik aan elk product in Woocommerce een tag kunnen meegeven, zodat mensen na het bestellen van een bepaald product of training automatisch een mail krijgen. Handig toch?

Ook kijken of Mailblue wat voor jou is? Je kunt een gratis 14-dagen proefaccount aanvragen. Klik hier voor meer informatie.

Webinargeek – Webinars geven

De laatste tijd ben ik weer verslaafd aan het geven van webinars.  Het is de manier om mensen met je in aanraking te laten komen of een laagdrempelige manier, maar je kunt ook online trainingen geven via het platform. Het handige van Webinargeek is, dat alles in het Nederlands is en alle tools aanwezig zijn. En ook hier kan je van alles koppelen, dus Webinargeek zit ook weer gekoppeld aan Mailblue.

Wil je 14 dagen proberen of je webinars geven net zo leuk vindt als ik het vind? Klik dan hier voor meer informatie.

Huddle – online leeromgeving

Toen ik net begon met online trainingen geven, had ik een plugin op de webshop die dat mogelijk maakte. Dat was opzich prima, maar ik merkte toen ik zelf als bedrijf aan het groeien was, dat het niet paste bij wat ik wilde uitstralen. Het was namelijk heel basic en bijna knullig te noemen. Dus ik heb vervolgens de overweging gemaakt, ga ik of voor een andere plugin of ga ik het ergens anders onderbrengen. Aangezien ik ook met de termijn betalingen zat, besloot ik ook de leeromgeving onder te brengen bij een tool van de IMU. In de Huddle heb je een professioneel leeromgeving, met een community en alles zit aan elkaar gekoppeld. Heel fijn als het aantal deelnemers stijgt en je zo meer overzicht hebt.

Wil je 14 dagen de Huddle uitproberen? Klik dan hier voor meer informatie.

 

Nog meer favoriete tools

Zo kan ik echt nog wel even door gaan, want ik gebruik stiekem toch best wel veel tools die het leven een stukje makkelijker maken. Dus om dit blog bericht niet nog veel langer te maken, vind je hieronder nog een opsomming van een aantal andere favoriete tools.

  • Trello: Echt ideaal om een braindump te maken of een planning. Met al die borden kan je naar harte lust je bedrijf organiseren.
  • Canva: Ik kan prima uit de voeten met Photoshop, maar het gemak van het ontwerpen van flyers ed. kan Photoshop niet tegenop.
  • Mollie: Ja je moet toch betalingen ontvangen op je website. Mollie is super gebruiksvriendelijk (en voordelig) en je hebt binnen een paar klikken de mogelijkheid om betalingen te ontvangen.
  • Creator Studio: Ideaal om je Facebook en Instagram berichten mee in te plannen, scheelt je een hoop tijd.
  • Zoom: Door Corona konden veel afspraken niet doorgaan, doordat ik met Zoom ben gaan werken kon ik wel gewoon contact houden met mijn klanten en kon mijn bedrijf door blijven draaien.
  • Tailwind: Ik ben zakelijk addicted to Pinterest. Met Tailwind kan ik in een keer veel content dumpen die gespreid op Pinterest geplaatst wordt.

 

Welke tools kan jij niet meer zonder binnen je bedrijf?

Sommige linkjes zijn affiliate linkjes. Dit betekend echter niet dat ik ze niet echt aanbeveel of gebruik. Alle tools gebruik ik zelf en maakt mijn leven een stukje makkelijker.