Tips voor het organiseren van je eigen evenement

Bij het organiseren van een evenement komt veel kijken. Het kost dan ook veel tijd, maar uiteindelijk zal dit ook veel opleveren. Misschien heb jij er wel eens over nagedacht om een evenement te organiseren, maar weet je niet goed hoe? Of misschien heb je hier nog niet over nagedacht. In dit blogartikel vertellen we jou alle tips voor het organiseren van een evenement. Ben je nieuwsgierig geworden? Lees dan snel verder!

Bedenk van tevoren wat je wilt bereiken en wie de doelgroep is

De eerste stap voor het organiseren van je eigen evenement, is het bepalen van je doelstelling en de doelgroep. Denk goed na over wat je met dit evenement wilt bereiken. Is dit bijvoorbeeld voor de promotie/lancering van een nieuw product/dienst, of wil je zo juist meer naamsbekendheid opdoen en nieuwe klanten binnenhalen? Tegelijkertijd kun je zo ook bepalen op welke doelgroep je het evenement wilt richten.

Bepaal je budget en locatie

De uitgaven zijn ook erg belangrijk om te bepalen, zodat je goed een schatting kan maken wat je wel of niet ervoor wil of kan besteden. Zo kan je ook de locatie bepalen, omdat hier ook veel budget naartoe zal gaan. Tijdens het bepalen van je budget kan je ook de geschatte inkomsten meenemen zodat je in één oogopslag kunt zien wat het ook op zal leveren. Maak bijvoorbeeld een begroting in Excel waarin je alle punten van je evenement verwerkt. Maak een tabel ernaast om de inkomsten hierin te verwerken. Zo kun je zien wat je uitgeeft en wat er binnenkomt. Dit kun je van tevoren natuurlijk meer als schatting meenemen, maar na het vaststellen van je programma heb je hier meer zekerheid over.

Stel je programma vast

Zoals hierboven beschreven is het ook van belang om je programma te bepalen, niet alleen om je budget vast te kunnen stellen. Je wilt natuurlijk een zo educatief en leuk programma neerzetten voor je doelgroep en voor je bedrijf. Bepaal dus wat het educatieve deel van je dag eruit komt te zien en hoe je mensen ook in de tussentijd kunt entertainen. Voor het educatieve deel kan je bijvoorbeeld gastsprekers inhuren die iets inspirerends/informatiefs komen vertellen. Naast dat je mensen iets bij wilt leren of wilt inspireren, wil je natuurlijk ook dat zij zich vermaken op je evenement. Zo kun je bijvoorbeeld iemand inhuren hiervoor of juist een leuke bezigheid verzinnen voor in de pauze(s). Je wilt misschien ook je evenement laten vastleggen op foto of video, bedenk dus ook of je een fotograaf of videograaf wilt inhuren en voor hoe lang. Je kunt

Pas je marketinguitingen hierop aan

Voordat je evenement plaatsvindt, kun je dit ook online promoten via je social media kanalen, of door middel van advertenties. Daarnaast kun je ook gebruik maken van offline promotie, bijvoorbeeld door flyers in de bus te doen. Een andere manier van promoten is ook om een samenwerking aan te gaan met een ander bedrijf die een groot netwerk heeft. Wel moet dit bedrijf natuurlijk aansluiten bij je evenement en de doelgroep van het evenement. Pas dus je marketingstrategie hierop aan en begin met het schrijven van social media posts, blogs en zet eventueel advertenties hiervoor aan.

Maak een draaiboek van de dag

Een draaiboek is ook belangrijk voor het organiseren van een evenement. Zijn er meer werknemers die helpen tijdens het evenement? Vermeld dan hun taken en wat hun rol hierin is. Zo weten je werknemers ook waar ze aan toe zijn en hoeven zij minder te improviseren op de dag zelf.

Overige planning

Vergeet ook de overige zaken, zoals parkeergelegenheid, hoe de locatie te bereiken is, catering, eventuele vergunningen of verzekeringen niet mee te nemen in je planning. Bedenk ook wat je allemaal mee wilt nemen naar het evenement voor de bezoekers. Denk aan een goodiebag, een programmaboekje en bijvoorbeeld een flyer met alle (nieuwe) producten en/of diensten die je verkoopt.

Evalueer je evenement achteraf

Evaluatie van je evenement is zeker iets om niet te vergeten, ook niet als dit niet je eerste evenement is wat je organiseert. Evalueer alle zaken zoals de locatie, je sprekers of entertainment en hoe de dag is verlopen. Ook kun je de bezoekers van je evenement vragen om een vragenlijst in te vullen met wat vragen over je evenement.

Op 19 oktober organiseer ik overigens mijn eigen event, namelijk ‘Hét webshop groei event!’ Het is hét event waar jij als webshop eigenaar bij moet zijn. Na het event ga je naar huis met een enorme boost aan inspiratie en informatie om jouw webshop naar het volgende niveau te tillen. Wat precies de inhoud van de dag zal zijn, hou ik nog even geheim. Maar ik beloof je dat het je niet zal teleurstellen! Het event vindt plaats in het Carlton President Hotel in Utrecht. Zorg dat je erbij bent: https://www.mrsecommerce.nl/event/