Jouw webshop en boekhouding koppelen: easier wordt het niet!

Als webshopeigenaar zul je ongetwijfeld wel eens hebben zitten steunen en kreunen om je boekhouding. En terecht… Telkens voor iedere bestelling weer een nieuwe factuur (laten) maken,  en vervolgens alles moeten uploaden in je administratie per bestelling voor de boekhoudkundige verwerking. Daar kan zo een paar dagen overheen gaan op die manier, maar wat nou als dat toch eens allemaal binnen een paar minuten kon gebeuren? “Kan dat?!”, denk jij nu. Ja, dat kan, namelijk via een koppeling tussen je webshop en je boekhoudprogramma. In deze blog leggen we je precies uit in welke 5 stappen dit gaat.

1. Geautomatiseerd facturen maken en sturen

Dit eerste voordeel herken je waarschijnlijk als je al gebruik maakt van een webshopprovider, zoals Shopify, CCV Shop of Mijnwebwinkel. Doe je dit nog niet? Dan zal er helemaal een nieuwe wereld voor je open gaan! Op het moment dat een klant namelijk een bestelling plaatst, zorgt de software ervoor dat facturen direct worden aangemaakt en meegestuurd met de bevestigingsemail.

Deze eerste stap is misschien best wel een beetje basiskennis voor jou, dus waar blijven dan die échte voordelen van de boekhoudkoppeling? Die komen eraan hoor… 😉

2. Nooit meer downloaden en uploaden

Nu komt het dan, deze stap is al een stuk nieuwer! Heb jij alleen maar webshop software, die niet gekoppeld is met je boekhoudprogramma? Dan moet je steeds die facturen downloaden en vervolgens uploaden in je boekhouding, en dat per bestelling. Maar dankzij de koppeling is dat voor altijd verleden tijd!

Op het moment dat de factuur namelijk wordt aangemaakt, wordt deze ook direct doorgestuurd naar je online administratie, waardoor jij de knoppen “Download” en “Upload” nooit meer hoeft te zien!

3. Robots regelen de verwerking

Oké, de facturen staan dus in één keer in je boekhouding dankzij de koppeling met je webshop. Dan moeten ze natuurlijk ook nog netjes worden verwerkt, en op de juiste boekhoudkundige manier. Je zou natuurlijk kunnen denken: “laat dat maar aan die accountant over” of “dat zal wel heel moeilijk zijn”. Beide foute gedachten. In een online boekhoudprogramma worden de facturen namelijk direct verwerkt door echte robots, door de zogenaamde UBL of OCR technieken. Dat houdt in dat factuurinformatie instant herkend wordt.

Hierdoor worden de juiste bedragen ook direct geboekt op de juiste plaats in de financiële overzichten, zoals de balans, of de winst- en verliesrekening.

4. De btw-aangifte wordt klaargezet

Eén van de onderdelen die de robots herkennen op een factuur is natuurlijk het btw-bedrag. Cruciaal om dat goed bij te houden voor de btw-aangifte. Gelukkig is ook dit iets wat automatisch gaat! Alle herkende btw-bedragen worden netjes toegevoegd aan (of afgehaald van-, in het geval van een inkoopfactuur) de btw-aangifte.

Vervolgens kun jij aan het eind van de periode direct de aangifte omzetbelasting versturen naar de Belastingdienst, en betalen met iDEAL. Easy!

5. Geniet van de tijd die je overhoudt!

Al deze stappen zijn natuurlijk niets waard als je er niks extra’s uithaalt. Gelukkig haal je er bakken met tijd uit! Moet je nagaan: waar je eerst zelf allerlei lastige stappen moest doorlopen en ieder factuurtje handmatig moest verwerken, gaat dat nu allemaal automatisch binnen een paar minuten. Zo kun jij rustig achterover leunen, en tijd besteden aan zaken die jij leuker vindt, bestellingen inpakken bijvoorbeeld…

En hoe krijg ik dit dan voor elkaar?

Ook heel eenvoudig. Met het online boekhoudprogramma InformerOnline kun je gebruik maken van verschillende webshopkoppelingen, zoals Mijnwebwinkel, Shopify, Woo Commerce, Bol.com, Amazon, CCV Shop, en ga zo maar door. Hier kun je de volledige lijst bekijken. De koppeling wordt mede mogelijk gemaakt door Webwinkelfacturen. Bovendien maak je in InformerOnline automatisch gebruik van de andere beschreven voordelen, zoals de robots!

Smart online boekhouden voor innovatieve webshopondernemers. Test het nu 30 dagen gratis! (En als starter zelfs 1 jaar 50% korting!)