7 tips van een belastingadviseur om de boekhouding van je webshop op orde te hebben

Je webshop bouwen, netwerken, adverteren en sales draaien. Dit alles is natuurlijk erg belangrijk voor een succesvolle e-commerce ondernemer, maar vergeten we het belastingtechnische en/of administratieve deel niet? In deze blog lees je dé 7 tips van Wessel Huisman ~ Boekhouder en belastingadviseur gespecialiseerd in e-commerce bij IMPOSTO.

Wees goed voorbereid

En dan doelen we niet alleen op het starten van je onderneming.
Uiteraard is het belangrijk om je belastingtechnisch goed voor te bereiden voor het moment dat je webshop live gaat (want welke wetten en regels gelden voor jou als ondernemer?).

Maar denk bijvoorbeeld ook aan de nieuwe wetgeving welke live ging per 1 juli 2021 (www.belastingdienst.nl/e-commerce). Een goede voorbereiding betekent dus ook bijblijven en zorgen dat je mee kunt buigen bij onvoorziene omstandigheden en nieuwe belastingtechnische eisen.

Maak een plan voor de administratie

Dit is een plan wat voor elke ondernemer anders is en ook weer kan wijzigen wanneer je onderneming bijvoorbeeld meer succes behaalt.

Het voeren van de administratie voor e-commerce is een stuk lastiger dan voor een timmerman. Kies je ervoor om het zelf op te pakken? Zorg er dan voor dat je begeleiding hebt.

Wanneer je webshop nog in de startende fase is, zal het wellicht niet altijd je eerste prioriteit zijn om dit plan op te stellen. Hoewel de administratie dit ook niet hoeft te worden, verdient de administratie wel een hoge plaats in dat prioriteitenlijstje.

De belastingdienst werkt namelijk met verschillende deadlines welke je wel zal moeten halen. Denk aan de aangiften per maand (IOSS, btw), per kwartaal (OSS, btw) en jaarlijks (inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting). Als ondernemer ben je dus nog niet zo snel van ze af. Wij raden elke ondernemer aan om een plan op te stellen voor de administratie.

Vragen welke jij jezelf kunt stellen in dit plan zijn bijvoorbeeld:

• Wil ik de administratie zelf doen?
• Welk boekhoudprogramma ga ik kiezen?
• Hoe kan ik het best de wetten bijhouden welke voor mij van toepassing zijn?
• Welke cursussen zijn er beschikbaar voor mij als ondernemer om zelf mijn administratie te doen?
• Wil ik de administratie op korte termijn al uitbesteden?

Bovenstaande vragen zijn essentieel voor het opstellen van dit plan. Belangrijk bij dit plan is dat jij vooral heel eerlijk bent naar jezelf. Was je vroeger niet zo goed in economie en wiskunde op school en vermijd je cijfers het liefst in je dagelijks leven? Dan is uitbesteden de beste optie voor je. Dit klinkt ineens als een rigoureuze keuze, echter wil je echt geen fouten maken in de administratie. Dit brengt namelijk dure boetes met zich mee.

Zorg dat je op tijd bent

Op tijd zijn is natuurlijk nooit een slecht idee in ons dagelijks leven. Echter bij de Belastingdienst resulteert te laat zijn vrijwel altijd direct in een boete. Om dit te voorkomen raden wij je aan om de deadlines vooraf te noteren en in te plannen in je agenda, zo voorkom je boeten en heel veel stress om alles last-minute nog in orde te moeten maken.

Wanneer je het zelf doet, doe het voor 99% zelf

De administratie zelf doen kan je zeker een hoop geld besparen, maar iedereen kent wel de iconische zin: ‘’Een goede boekhouder verdient zichzelf terug’’. En ja, ook wij zien dit terug bij onze klanten. Vrijwel dagelijks voeren wij weer een hele hoop aftrekposten op, vragen wij extra btw terug en helpen wij met het maken van lastige fiscale keuzes. Maar wat als je geen boekhouder of belastingadviseur in je netwerk hebt zitten en je dus 100% zelf alles moet regelen? Dan is de kans enorm groot dat je de staatskas spekt.

Wil je de administratie zelf doen? Laat het dan minimaal 1x per jaar controleren, zo voorkom je boeten, maar heb je ook direct een moment om je fiscale vragen te stellen.

Besteed je administratie niet zo maar uit

Dit is echt een puntje waar het heel vaak fout gaat bij ondernemers. Ze besteden de administratie bijvoorbeeld uit aan een lokaal kantoor. Echter melden deze ondernemers zich vaak al snel bij ons. Allemaal om dezelfde reden: ‘’Mijn boekhouder had geen verstand van e-commerce en was dus niet in staat mijn vragen te beantwoorden’’.

Heel vervelend natuurlijk als ook nog eens blijkt dat de boekhouder fouten heeft gemaakt, omdat deze niet wist hoe om te gaan met de orders binnen Shopify of Woocommerce, laat staan Klarna.

Een lang verhaal kort, besteed het alleen uit aan een boekhouder welke echt gespecialiseerd is in e-commerce.

Belangrijke drempels missen

Zowel de belastingdienst als de EU stellen drempels voor ondernemers. Sommige drempels wil je juist liever onderblijven en andere drempels wil je juist liever overheen. Belangrijk is natuurlijk dat je deze drempels kent.

De meest belangrijke drempel in Nederland voor alle ondernemers voor de inkomstenbelasting (eenmanszaken/VOF’s) is de 1225 uurs drempel. Wanneer men over deze drempel krijgt men direct recht op de zelfstandigenaftrek, in 2022 is deze aftrek ruim € 6.300,00. Een andere aftrekpost welke dan ook genoten mag worden is de startersaftrek.

Deze aftrekposten heb je geen recht op wanneer je minder dan 1225 uur in de je onderneming hebt gestoken per jaar.

Een andere zeer toepasbare drempel voor e-commerce is de drempel welke sinds juli 2021 is ontstaan. Dit is de € 10.000,00 drempel voor afstandsverkopen binnen de EU. Verkoop je met je webshop goederen welke vanuit de EU geleverd worden aan particulieren binnen de EU en je hebt meer dan € 10.000,00 omzet dan zal je btw per land moeten gaan afdragen. Bij voorkeur doormiddel van de Unieregeling van het eenloketsysteem van de EU.

Verkoop jij boven de drempel dus een product voor € 12,10 inclusief 21% Belgische btw, dan zal je de btw van deze bestelling (€ 2,10) moeten afdragen aan de Belgische overheid.

Vergeet niet bij te scholen

Elk jaar veranderen de regels helaas weer, als ondernemer is het lastig om dit bij te houden, daarom is het handig om een boekhouder of belastingadviseur in je netwerk te hebben waar je de wijzigingen welke voor jou van toepassing zijn kunt checken.

Last but not least; Ben jij startende ondernemer en nog op zoek naar software? Via ons kantoor kun je 15 maanden gratis software claimen. Zie onze website www.imposto.nl voor meer informatie.

Wessel Huisman

Expert – e-commerce

IMPOSTO