Waarom is een goede klantenservice zo belangrijk?

Heb je een probleem of een klacht, kom je ergens niet uit of heb je hulp nodig? Vaak schakel je daar de klantenservice voor in. Je hoopt als klant dat de klantenservice goed bereikbaar is en dat de eventuele problemen of klachten zo snel mogelijk worden opgelost. Een goede eerste indruk is heel erg belangrijk voor het vertrouwen wat de klant heeft.

In deze blog geven we tips over de klantenservice en waarom het zo belangrijk is om deze te hebben.

‘’ De klant is koning.’’ Een bekende uitspraak die veel bedrijven erg serieus nemen. Dat is maar goed ook, je wilt natuurlijk dat de klant blij is met de service die ze aangeboden krijgen. De meeste klanten hoor je niet, ze ontvangen hun bestelling en zijn er meestal tevreden mee. Geen bericht, goed bericht. Bedrijven hebben altijd wel eens te maken met klanten die niet tevreden zijn. Ze willen dit graag melden en hopen dat het op deze manier opgelost kan worden. Misschien hebben ze een klacht over het product, over de bestelling zelf of misschien wel over de levertijd. De taak aan de klantenservice om dit zo goed en professioneel mogelijk op te lossen.

Probeer de negatieve ervaring te voorkomen.

Een negatieve ervaring met de klantenservice kan er voor zorgen dat de klant niet nog een keer een bestelling wil plaatsen. Misschien gaan ze de volgende keer wel naar de concurrent en dit wil je natuurlijk voorkomen. Probeer de klant daarom altijd zo goed mogelijk te helpen, misschien komen jullie er samen uit of kan je een passend voorstel maken voor de klant om te zorgen dat hij of zij weer tevreden is.

Bereikbaarheid van de klanten service.

Bereikbaar zijn is stap 1 voor de klantenservice, of dit nou is via de mail, via telefoon of via Social Media. Zorg dat de klant altijd zijn of haar vraag beantwoord krijgt. Laat klanten ook niet te lang wachten op een antwoord! Klanten die boos zijn, zijn vaak al geïrriteerd. Geen reactie of een slechte bereikbaarheid kan er voor zorgen dat de klant een negatief gevoel bij de webshop krijgt.

Wanneer de klantenservice wel een goede indruk achterlaat, is dit een groot plus punt voor de betrouwbaarheid van het bedrijf. Een fijne service of een vriendelijk persoon aan de andere kant van de telefoon zorgt er voor dat klanten sneller terug komen en hun positieve ervaring met andere delen. Probeer tijdens het gesprek altijd mee te denken en een oplossing voor de klant te zoeken.
Het gevoel dat de klant zich gehoord voelt, en er met hem wordt meegedacht zal zeker meespelen in een positieve ervaring.

Bereikbaarheid van de klanten service is heel erg belangrijk.

Klanten verwachten op dit moment vaak dat bedrijven 24/7 bereikbaar zijn. Ze benaderen je waarschijnlijk op allerlei mogelijke manieren om zo snel mogelijk een antwoord te krijgen. Geef duidelijk aan wanneer je bereikbaar bent. Dit kan op de website of op de Social-Mediapagina’s. Geef ook duidelijk aan binnen hoeveel tijd de klant een antwoord kan verwachten. Op deze manier kan er ook geen verwarring ontstaan.

Bijvoorbeeld:
Telefonisch bereikbaar tussen 9.00 uur en 17.00 uur.
Probeer tussen deze tijdstippen de klant ook zo snel mogelijk te beantwoorden.

Vragen via de mail of Social Media proberen wij binnen 24 uur te beantwoorden.
Wanneer de klant jou een mail heeft gestuurd is het mogelijk om een automatisch bericht terug te laten sturen. Hierin kan je nogmaals aangeven dat het streven is om binnen 24 uur een reactie te ontvangen.

Sommige bedrijven maken gebruik van chat robots.
Chat robots zijn leuk, maar meestal kunnen ze de vragen niet goed beantwoorden.

Investeren in marketing of investeren in je klanten service.

Probeer de krachten te bundelen. Het is natuurlijk niet zo dat je moet kiezen tussen deze 2 opties. Als jij via jouw marketing er alles aan doet om klanten bij jou te laten kopen is het zonde als ze dit vertrouwen direct kwijt raken na een gesprek met de klantenservice. Al het geld wat jij dan geïnvesteerd hebt in de marketing is dan voor niks geweest.
Zorg dat jouw medewerkers in het bezit zijn van kennis.

Investeer in de kennis van jouw medewerkers. Een vraag die goed en snel beantwoord kan worden is voor iedereen fijn. De klant merkt ook snel genoeg wanneer iemand weet waar hij of zij over praat.
Soms is het antwoord makkelijk te vinden, antwoord toch netjes en behulpzaam. Laat de klant echt zien dat er wat voor hem of haar gedaan wordt.

Probeer te onthouden;
Een klantenservice is belangrijker dan je misschien in eerste instantie denkt!