Webshops opgelet, er komen strengere regels voor online verkopen

Vanaf mei 2022 komen er nieuwe regels en richtlijnen om consumenten nog beter te beschermen. Dat is fijn natuurlijk, jij en ik kopen ook wel eens wat online, maar voor webshop eigenaren zijn er dus een aantal dingen waar zij op moeten letten. In dit blog gaan we het hebben over de veranderingen in de nieuwe Europese richtlijnen.

De nieuwe regels zijn voornamelijk bedoeld om consumenten meer informatie te geven over de manier waarop jij te werk gaat. Ondanks dat deze regels pas in mei 2022 ingaan, kun jij deze aanpassingen alvast maken om je mogelijk te onderscheiden van de concurrentie. De nieuwe richtlijnen zijn opgedeeld in de volgende categorieën: Reviews, Gepersonaliseerd aanbod, Prijsverminderingen, ‘Gratis’ onlinediensten, Online marktplaatsen, Vergelijkingssites en Handhaving en sancties.

Reviews

Wanneer je reviews gebruikt op jouw website om de ervaring van klanten te delen met potentiële klanten, ben je vanaf mei 2022 verplicht om alle positieve én negatieve reviews te laten zien. Ook moet je aangeven hoe je controleert dat de reviews echt zijn geschreven door klanten die daadwerkelijk iets hebben gekocht en mag je niet langer nep reviews plaatsen.

Het gebeurt best vaak dat ondernemers kennissen, vrienden en familie vragen om een positieve review achter te laten bij hun onderneming. Dit zorgt ervoor dat klanten en potentiële klanten geen goed beeld kunnen krijgen van een bepaald product of bepaalde dienst aangezien er geen eerlijke mening wordt gegeven. Ook moet er vermeld worden of iemand wordt betaald voor het achterlaten van een review of niet. Dit allemaal om de consument te beschermen van misleiding.

Gepersonaliseerd aanbod

Als jij op jouw website werkt met gepersonaliseerd aanbod, dan moet je je klanten hiervan op de hoogte stellen. Klanten kunnen met deze informatie een beter overwogen keuze maken.

Prijsverminderingen

Vanaf volgend jaar mag je niet meer zomaar een prijs nemen als uitgangspunt voor een korting. Je mag dan niet meer zomaar zeggen dat jouw product is afgeprijsd van bijvoorbeeld €20,- naar €15,- als dat niet waar is. Korting is een marketingstunt en is natuurlijk niet verboden, maar het moet wel kloppen. Op sommige websites zie je maandenlang ‘’van €20,- naar €15,- ‘’ bij een product staan. Dan is de korting dus niet tijdelijk en dat mag dus niet meer. Als je gaat adverteren met korting moet de korting afgeleid zijn van de laagste prijs die je in de afgelopen 30 dagen hebt gerekend voor dat specifieke product.

‘Gratis’ onlinediensten

Als jij op jouw website een onlinedienst aanbiedt, ben je straks verplicht om jouw klanten op de hoogte te stellen van hoelang jij hun gegevens bewaard en hoe ze zich kunnen uitschrijven. Consumenten krijgen het recht om binnen 14 dagen zonder reden de gratis digitale dienst op te zeggen. Wanneer je opzeggen ben je verplicht om de dienst stop te zetten en de gegevens te verwijderen.

Online marktplaatsen

Je bent verplicht om consumenten op de hoogte stellen van met wie zij zakendoen, voordat zij de producten kopen. Daarnaast geef je ook aan of het een ondernemer of consument is en welke voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Deze informatie moet je duidelijk zichtbaar hebben op je betaalpagina. Het is niet toegestaan om deze informatie ‘te verstoppen’ in de algemene voorwaarde.

Naast de informatieplicht heb je ook de onderzoeksplicht. Als online marktplaats moet je vooraf informatie opvragen over de juridische status van de verkoper (ondernemer of particulier) en de voorwaarden van mensen die diensten of goederen verkopen via jouw platform.

Vergelijkingssites

Als jij online zoekfuncties aanbiedt, zoals websites die energieleveranciers, reizen, hotels of andere producten of diensten vergelijken, moet je houden aan informatieplicht. Je dient de klant vooraf te informeren over welke elementen de zoekresultaten bepalen. Je hoeft je algoritme niet openbaar te maken, maar je moet de basis aangeven voor het bepalen van de zoekresultaten.

Handhaving en sancties

Over de handhaving van deze nieuwe Europese richtlijnen wordt het volgende gezegd op de website van de KvK: Als je je niet aan de nieuwe regelgeving houdt, behandelen de Autoriteit Consument en Markt (ACM) en de Autoriteit Financiële Markt (AFM) dit als oneerlijk zakendoen. Ze zullen dit handhaven. De aard, omvang, ernst, duur en frequentie van de overtredingen zijn hierbij van belang. ACM en AFM kunnen boetes opleggen of overtreders een bepaalde periode geven waarin ze de situatie moeten oplossen. De boete kan oplopen tot 4% van de jaaromzet, of een boete van maximaal 2 miljoen euro. Als overtredingen vaker voorkomen, kan het percentage oplopen tot 10% van de jaaromzet.

Een webshop en de AVG… Wat moet je ermee?

Twijfel je of jouw webshop moet voldoen aan de AVG? Of weet je niet precies wáár je allemaal aan moet voldoen? Het klinkt allemaal heel ingewikkeld en daarom hebben wij in deze blogpost alles over de AVG en jouw webshop voor je op een rijtje gezet. 

Weet je niet zeker of je met jouw webshop moet voldoen aan de AVG? Stel jezelf dan de vraag of jij gegevens gebruikt van je webshop bezoekers of klanten. Kunnen ze bijvoorbeeld een account aanmaken met hun naam en e-mailadres? Of kan iemand iets op jouw webshop kopen, waarbij klanten meteen kunnen afrekenen?

Ik kan je alvast verklappen dat de kans heel groot is dat je iets met persoonsgegevens doet. Dit komt doordat webshops vrijwel altijd persoonsgegevens nodig hebben van hun klanten. Bijvoorbeeld om bestellingen bij je klanten te kunnen bezorgen. En dat betekent meteen dat je ook iets moet doen met de AVG. In deze blog leg ik je uit waar je op moet letten met een webshop, dus lees snel verder!

AVG Webshop tip nummer 1: Rechtmatige verwerkingen

Persoonsgegevens mag je alleen verwerken als dit noodzakelijk is én je er een grondslag voor hebt. Dat noemen ze ook wel rechtmatige verwerkingen.

De AVG noemt 6 grondslagen: toestemming, overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang, vitale belangen en algemeen belang. That’s it. De gegevensverwerkingen die jij doet, moeten dus allemaal te baseren zijn op die 6 grondslagen.
Dit betekent dat je heel kritisch moet zijn op de gegevens die je gebruikt met je webshop. Ga geen gegevens vragen aan je klanten, omdat het óóit nog wel eens handig zou kunnen zijn om die gegevens te hebben. De AVG is hier namelijk streng in. Is een verwerking niet rechtmatig, dan mag het niet.

AVG Webshop tip nummer 2: Voldoe aan je informatieverplichting

Personen waarvan jij gegevens verwerkt op je webshop hebben het recht om hier informatie over te krijgen. Dat ben je dus simpelweg verplicht. Zo moet je de bezoekers van jouw webshop vertellen welke informatie er van hen verzameld wordt en waarom je gegevens van ze gebruikt. Ook moet je ze informeren over de AVG-rechten die ze hebben (ja, die hebben ze!) en de manier waarop ze hier gebruik van kunnen maken.

In de praktijk voldoe je hier makkelijk aan door een privacyverklaring te maken en deze op je webshop te plaatsen. De footer van je webshop is hier bijvoorbeeld een goede plek voor.

Nog een laatste tip: let erop dat jouw privacyverklaring voldoet aan alle eisen uit de AVG. In artikel 12-14 AVG staat een lijstje met punten waarover jij moet vertellen in je privacyverklaring.

Ps: plaats je ook cookies op je webshop? Zorg dan dat je jouw webshop bezoekers hier óók over informeert! Ook moet je toestemming vragen voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies. Dit is de bekende pop-up die je vaak ziet bij het bezoeken van een nieuwe website.

AVG Webshop tip nummer 3: Rechten van betrokkenen

Personen waarvan jij gegevens verwerkt, hebben verschillende rechten. En dat is belangrijk voor jou, want ze kunnen hier ook een beroep op doen. Krijg je zo’n verzoek? Dan ben je verplicht om daarop te reageren. Ook mag je zo’n verzoek niet zomaar afwijzen.
In het kort zijn er 7 AVG-rechten:

  1. Het recht op informatie
  2. Het recht op inzage
  3. Het recht op rectificatie en vergetelheid
  4. Het recht op dataportabiliteit
  5. Het recht op beperking van de verwerking
  6. Het recht omtrent het nemen van volledig geautomatiseerde besluiten
  7. Het recht op bezwaar

Onthoudt dus dat alle personen waarvan jij gegevens verwerkt, bovenstaande AVG-rechten hebben die jij moet kunnen faciliteren. Zorg er daarom voor dat jij jouw webshop bezoekers hierover informeert.

En belangrijker nog, zorg ervoor dat je weet wat je moet doen als je een AVG-verzoek ontvangt. De wet stelt allerlei eisen aan de manier waarop je moet omgaan met zo’n verzoek, dus zorg dat je deze kent 😊

AVG Webshop tip nummer 4: Beveiliging op orde

Uitgangspunt bij de AVG is dat je weet wat er speelt in je bedrijf op data-gebied. Weten wat er speelt, is namelijk de eerste stap naar een goede beveiliging van je gegevens. En laat dát nu precies een verplichting zijn uit de AVG.

De beveiliging van je webshop moet dus op orde zijn. Bedenk zodoende wat jij allemaal kunt doen op beveiligingsgebied. Stel een SSL/TLS-certificaat in op je webshop, back-up je belangrijke bestanden regelmatig, gebruik twee-factor-authenticatie voor systemen waarin je veel of privacygevoelige gegevens verwerkt… Mogelijkheden genoeg!

AVG Webshop tip nummer 5: Verwerkersovereenkomsten afsluiten

Werk je samen met andere bedrijven waarmee je persoonsgegevens deelt of uitwisselt? Dan ben je verplicht om een verwerkersovereenkomst met hen af te sluiten. In zo’n overeenkomst maak je privacy afspraken over jullie samenwerking.
Het uitwisselen van persoonsgegevens doe je overigens sneller dan je denkt. Ook wanneer een andere partij al bij die gegevens kan komen, is hier sprake van. Dit geldt bijvoorbeeld voor de hostingpartij waarvan jouw webshop gebruikmaakt.
Ook hier geldt dat de AVG strikte eisen stelt aan wát er in een verwerkersovereenkomst moet staan. Zorg dus dat de overeenkomst die jij gebruikt hieraan voldoet.

AVG Webshop tip nummer 6: Datalekken melden

Een datalek is een gebeurtenis waardoor persoonsgegevens in de handen van een ander terechtkomen of kunnen komen. Bijvoorbeeld wanneer jouw webshop is gehackt of je laptop is gestolen.

Een datalek is een sterk signaal dat de beveiliging van je persoonsgegevens niet helemaal oké is. Heb je een keer te maken met een datalek? Zorg dan direct dat je de oorzaak vindt en dit oplost.

Daarmee ben je er alleen nog niet. Je moet een datalek ook altijd registreren in een intern datalekregister. Zorg dus dat jouw webshop er eentje heeft. Dit register hoef je overigens niet openbaar op je webshop te plaatsen. Je mag het gewoon bewaren in een mapje op je computer, harde schijf of server. Zo lang je het maar hebt, zodat je zicht hebt op de risico’s van jouw webshop.
Last but not least, datalekken moet je soms melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of bij de persoon waarover de gegevens gaan. En het zal je niet verbazen… De AVG heeft ook hier (zeer) strikte eisen voor. Zorg dus dat je weet hoe je moet handelen bij een datalek!

Hulp nodig met de AVG?

Kun je wel wat hulp gebruiken met de AVG? Of heb je geen zin om alle documenten en het privacybeleid zelf te schrijven?
Dan is het AVG-pakket van MvK Consultancy precies wat jij nodig hebt.
Met het AVG-pakket heb je de volgende voordelen:

  • Het AVG-pakket bevat alles dat je vanwege de AVG verplicht op orde moet hebben in jouw organisatie. Zo voldoe je makkelijk en snel aan al je wettelijke AVG-verplichtingen.
  • Inclusief uitgebreide instructies voor het invullen en het gebruik van het AVG-pakket. Door het volgen van de stap-voor-stap uitleg voldoet je webshop supersnel én gemakkelijk aan de AVG.
  • Het AVG-pakket is zo samengesteld dat het geschikt is voor kleine organisaties maar óók voor grotere organisaties. Het maakt dus niets uit of jij een grote of kleine webshop hebt.
  • Geen gedoe met uitzoeken welke AVG-verplichtingen je allemaal hebt, want dat hebben onze juristen al voor je gedaan.
  • Nu besteld, over 5 minuten in je mailbox!

Koop het AVG-pakket nu met bijna 50% korting via https://www.marjoleinvankooij.nl/product/avg-pakket/

Marjolein van Kooij is jurist en ondernemer in hart en nieren. Al vanaf haar studietijd kriebelde het ondernemerschap en die kriebels zijn nooit meer weggegaan. In de afgelopen jaren heeft dan ook verschillende bedrijven opgericht en helpen oprichten.
In het dagelijks leven is zij het meeste bezig met haar bedrijf ‘MvK Consultancy’. MvK Consultancy adviseert uiteenlopende bedrijven en (overheids)organisaties over privacy en gezondheidsrecht. Ook bieden zij juridische documenten aan in de webshop die geschikt zijn voor kleine én grote bedrijven. Zo hebben zij een AVG-pakket waarmee organisaties in één keer voldoen aan hun AVG-verplichtingen. Je vindt MvK Consultancy op www.marjoleinvankooij.nl.

Importproducten op mijn webshop, waar moet ik rekening mee houden?

In de Europese Economische Ruimte (EER), moeten alle producten die op de markt zijn voldoen aan bepaalde producteisen. Deze eisen verschillen per productgroep. Het gaat hier om Europese eisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Zeker als jij producten importeert van buiten de EER (Europa, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) is het belangrijk dat je op de hoogte bent van regels en eisen waar producten aan moeten voldoen. In dit blog nemen we jou mee in alle algemene eisen.

Productveiligheid

De richtlijnen voor algemene productveiligheid zijn opgesteld om de consument te beschermen. Het verplicht ook producenten om de consument informatie te geven over mogelijke gezondheids- en/of veiligheidsrisico’s. Doordat producenten deze informatie delen met consumenten kunnen zij voor zichzelf de keuze maken of zij dit risico willen nemen door het product wel of niet te kopen.

Naast de richtlijnen algemene productveiligheid zijn er ook specifieke producteisen waar bepaalde productgroepen aan moeten voldoen. Deze specifieke producteisen gelden boven de algemene regels en gaan over samenstelling, registratie, keuring, verpakking en etiketten. Er gelden specifieke eisen op de volgende productgroepen: Textielproducten, Cosmetica, Geneesmiddelen, Dierlijke en plantaardige producten, Biociden, Chemische producten en Elektr(on)ische apparatuur.

Verpakking, etikettering en CE-markering

In de EU gelden ook regels voor verpakkingen. Zo moet verpakking van voedsel voldoen aan ingrediëntenvermelding, netto hoeveelheden en een houdbaarheidsdatum.

Een CE-markering geeft aan dat een bepaald product voldoet aan de eisen die gelden voor gezondheid, veiligheid en milieu. De volgende productgroepen moeten een CE-markering hebben: Explosieven voor civiel gebruik, Pyrotechnische artikelen, Bouwproducten, Speelgoed, Persoonlijke beschermingsmiddelen, Elektrische, elektronische en energie gerelateerde producten, Medische hulpmiddelen, Meet- en weegapparatuur, Machines en aanverwante producten en Transportmiddelen.

De verantwoordelijkheid

Als jij als verkoper jouw producten uit een EER land haalt, dan is de producent verantwoordelijk voor het risico’s van het product. Mocht het zo zijn dat deze persoon de producten haalt uit een land buiten EER, dan is hij/zij hier verantwoordelijk voor. Als jij jouw producten inkoopt buiten de EER, let er dan wel op dat jij verantwoordelijk bent voor het naleven van de eisen en regels die gelden in de EU. Ook als jouw producten wel uit de EER komen, maar jij geeft er je eigen merknaam aan en doet alsof deze van jou zijn ben jij verantwoordelijk.

Het naleven van deze eisen en regels wordt gecontroleerd door verschillende instanties in Nederland. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) controleert geneesmiddelen voor mensen. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) doet dat voor diergeneesmiddelen, maar ook voor cosmetica, voedsel, consumentenproducten, dieren en planten.

Wil je nou alles weten over welke eisen en regels er gelden over de verschillende productgroepen, bekijk dan deze pagina van de KvK. Hier vind je alle informatie die je zoekt.

Denk aan Douane en belastingen

Je mag niet zomaar geïmporteerde producten van buiten de EU verkopen. Je bent wettelijk verplicht om alle geïmporteerde producten van buiten de EU via de Douane ‘in het vrije verkeer’ te laten gaan. Hier moet je aangifte voor doen bij de Douane. Meestal huren bedrijven iemand in om dit te doen, maar je mag het ook zelf doen. Dit kan je regelen via de Nationale Helpdesk Douane. Je hebt hier wel een EORI-nummer voor nodig. Deze kun je zelf samenstellen of aanvragen.

Bij het doen van invoeraangifte vraagt de Douane om een HS-code (Harmonized System-codes). Dit is een code die de Douane wereldwijd gebruikt om producten in te delen. Elk land kan de HS-code van producten aanvullen. Binnen de Europese Unie is de HS-code een 8-cijferige code. Deze geld voor export vanuit de Europese Unie (HS-code plus 2 cijfers). Bij het importeren van goederen in de EU is de HS-code een 10-cijferige code (HS-code plus 4 cijfers). Deze HS-codes worden ook wel goederencodes genoemd. In dit blog van Sendcloud, kun je gemakkelijk de juiste HS-code vinden.

Voor het importeren van goederen moet je meestal betalen. Deze kosten worden invoerrechten of importheffing genoemd. De hoogte hiervan hangt af van de Taric-code (De HS-code van 6 cijfers wordt dan uitgebreid met 4 cijfers) van het product en het land waar het product vandaan komt. Je kunt vrijstelling krijgen van invoerrechten als jouw zending van buiten de EU maximaal 150 euro is. Dit is exclusief vervoers- en verzekeringskosten. Voor alcoholhoudende producten, parfum en toiletwater en tabak en tabaksproducten geldt deze vrijstelling niet.

 

Welke juridische documenten heb je nodig voor een webshop?

Als je een webshop gaat beginnen is het erg belangrijk om goed voorbereid te zijn. Juridische documenten horen daarbij, maar wat heb je precies nodig?

Algemene voorwaarden en een privacy policy zijn verplicht om te hebben. Deze juridische documenten kun je makkelijk samenstellen via Rocket Lawyer. Via hun website kan je eenvoudig juridische documenten opstellen aan de hand van een template.

Algemene voorwaarden

In de algemene voorwaarden staan de rechten en plichten van de consument en de webwinkel. Je kunt hier echt niet zomaar alles in zetten wat je zelf wilt. Algemene voorwaarden moeten namelijk voldoen aan wettelijke eisen. Dit is zodat de consument en de webwinkel voldoen beschermd zijn.

Algemene voorwaarden kan je opdelen in twee dingen: algemene verkoop- en betalingsvoorwaarden en inkoopvoorwaarden. Met algemene verkoopvoorwaarden zorg je ervoor dat je alle financiële risico’s uitsluit of beperkt bij de levering van je producten of diensten. Bij algemene betalingsvoorwaarde zorg je voor dat je problemen vermijd zoals betalingsproblemen, bewijsproblemen, incassoproblemen en andere financiële problemen.

Als je wilt weten waar een goede algemene voorwaarden document aan moet voldoen, kan je ons blog lezen over algemene voorwaarden. Hier gaan we dieper in op waar algemene voorwaarden aan moet voldoen.

Bij Rocket Lawyer kan je eenvoudig jouw algemene voorwaarden opstellen.

Privacy policy

In de privacy policy staat welke klantgegevens je verzamelt en wat je hier precies mee gaat doen. Denk bijvoorbeeld aan adresgegevens. Deze heb je nodig om het pakket te kunnen versturen, maar in het privacy beleid staat dan dat je deze gegevens verzameld. Je bent wettelijk verplicht om je bezoekers hiervan op de hoogte te stellen, ondanks dat zij de gegevens zelf invullen.

In de privacyverklaring worden jouw verantwoordelijkheden vastgelegd en welke maatregelen jij als verantwoordelijke gaat nemen als er iets gebeurt met de persoonsgegevens van de klant. Mocht het zo zijn dat jij de verwerking van persoonsgegevens uitbesteed aan een ander bedrijf, dan wordt dat bedrijf genoemd en ben je wettelijk verplicht om met dat bedrijf een verwerkersovereenkomst te sluiten.

Wil je meer informatie over hoe je een privacy policy op moet stellen, kan je ons blog lezen over privacy policy. Hier hebben we het over waar een privacy policy precies voor is en wat er in komt te staan.

Bij Rocket Lawyer kan je eenvoudig jouw privacy policy opstellen.

Brexit, waar moet je rekening mee houden voor je webshop?

Het is eindelijk rond; de Brexit-deal. Maar wat is Brexit en wat voor gevolgen heeft dit voor je webshop. Ik heb alle informatie voor jou als online retailer op een rijtje gezet.

Wat is Brexit?

Na lang onderhandelen was het dan zo ver, op 31 januari 2020 verliet het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Unie. Vanaf dat moment is het nieuwe handelsakkoord tussen de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk van start gegaan.

Even vergeten welke landen hier ook alweer onder vallen? Geen probleem, ik help je! Het betreft de landen: Engeland, Schotland, Wales en Noord-Ierland.

De inhoud van de Brexit-deal

Het Brexit-akkoord is op 24 december door het Verenigd Koninkrijk en de Europese Unie gesloten. Het akkoord is onderhandeld door de huidige premier Boris Johnson.

De overeenkomst heeft invloed op de e-commerce. Dit betekent dat er nu andere afspraken gelden wanneer je zaken wilt doen met het VK. Als Europese webshop die verkoopt aan het Verenigd Koninkrijk heb je te maken met nieuwe regels. Maar vergeet niet dat je als Britse webshop die verkoopt aan EU-landen, ook het nodige zal moeten aanpassen.

Wat zijn de gevolgen van de Brexit-deal?

Nu het VK heeft besloten de EU te verlaten moet je dus rekening houden met een aantal grote veranderingen.

Belangrijk om te weten is dat door het verdwijnen van de open grenzen, dit gevolgen heeft op het verzend- en verkoopbeleid. Zo zijn er strengere douanevoorschriften gekomen voor het verzenden van goederen naar het VK en vanuit het VK. Deze handelingen zorgen voor langere levertijden.

Verder heb je vanaf 1 januari een EORI-nummer nodig voor het verzenden van goederen tussen het VK en de EU. Dit is een identificatienummer dat je nodig hebt om zaken te doen. Controleer ook of je een UKCA-markering moet regelen voor je product. Je product moet namelijk voldoen aan de Britse producteisen.

Tot slot is een Brits btw-nummer verplicht als je btw-aangifte wilt doen in het VK. Houd er rekening mee dat je bij een pakket met een waarde van minder dan £ 135 nu ook btw moet betalen.

Wat houdt de Brexit-deal in voor je webshop?

Na het lezen van deze informatie vraag jij je waarschijnlijk af wat dit dan precies betekent voor jou als online retailer. Ik heb ze daarom even kort opgesomd:

  • Houd rekening met vertraging door extra douanecontroles;
  • Vraag op tijd een EORI-nummer aan;
  • Beschik over een Brits btw-nummer;
  • Regel een Brits UKCA-merk voor je product;
  • Bekijk de afwijkende exportregels;
  • Reken op extra administratie bij retouren;
  • Houd je voorraad op peil en bekijk je contacten.

Zorg er in ieder geval voor dat je goed op de hoogte blijft van het laatste nieuws. Bekijk hier meer informatie van de Britse overheid. Veel succes!

Hoe kies ik een goede handelsnaam?

Het kiezen van een bedrijfsnaam is vaak erg persoonlijk, het is een idee dat mogelijk ineens in je opgekomen is. Het is echter wel belangrijk om met een aantal punten rekening te houden.

Bij het kiezen van een bedrijfsnaam zal je ook moeten onderzoeken of er al niet een vergelijkbare naam ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel. Voorheen was dit een minder groot probleem. Wanneer je een bakker De Boer had in Groningen, was deze geen concurrentie voor een bakker De Boer in Maastricht.

Sinds de komst van webshops, is dit een heel ander verhaal. Wanneer je een webshop start, is feitelijk heel Nederland jouw werkgebied en is dit niet in een bepaald gebied. Je kunt dan ook wel begrijpen dat wanneer iemand een soortgelijke naam gebruikt, dit erg verwarrend zou kunnen zijn.

Zorg er daarom ook voor dat je een naam kiest die geen verwarring geeft met een andere webshop. Het kost je namelijk achteraf meer moeite om alles te moeten aanpassen.

Wanneer je kiest voor een naam die verwijst naar je product, hou er dan rekening mee dat wanneer je ooit eens je assortiment zou willen wijzigen, dit eventueel problemen of verwarring zou kunnen geven.

Naam vast laten leggen

Wanneer jij je naam registreert bij de Kamer van Koophandel, ben jij automatisch eigenaar van die naam volgens de wet. Er zijn alleen wel veel ondernemers die ervoor kiezen om hun naam ook officieel vast te leggen als merk. Hierdoor zorg je voor extra bescherming tegen namaak of misbruik van jouw merk. Mocht je dit willen vastleggen? Kijk dan op de website van het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom. www.boip.int

Kiezen voor een soortgelijke handelsnaam

Wanneer je ervoor kiest om toch een handelsnaam te registreren bij de Kamer van Koophandel waarvan al een soortgelijke naam geregistreerd staat, dan moet je wel degelijk rekening houden met een aantal zaken.

Weigering bij de Kamer van Koophandel

De Kamer van Koophandel kan het registreren van jouw gewenste handelsnaam weigeren. Je bent dan genoodzaakt om alsnog een andere naam te kiezen. Wanneer je al een domeinnaam geregistreerd hebt en bijvoorbeeld een Facebook-pagina hebt aangemaakt, zal je deze alsnog moeten wijzigen.

De andere ondernemer kan jou vragen de naam te wijzigen Doordat jouw handelsnaam lijkt op die van de andere, kan er verwarring optreden bij de potentiële klant. De andere ondernemer kan jou daardoor verzoeken je naam te wijzigen. Wanneer zij langer gebruikmaken van deze naam, zal je gehoor moeten geven aan dit verzoek. Wanneer jij dit niet doet, dan mag deze ondernemer hiermee naar de rechter stappen.

Het is daarom ook verstandig om vooraf goed onderzoek te doen voor je jouw handelsnaam registreert. Dit scheelt je achteraf een hoop gedoe.

Business in België: hoe zit het met de facturatie en de btw?

Of je ook producten in België verkoopt? Natuurlijk, geen enkel probleem, zeg je vol overtuiging. Jij bent er klaar voor om je bedrijf uit te bereiden buiten de Nederlandse grenzen. Leuk die verkopen naar het buitenland, maar hoe werkt dat eigenlijk met de facturatie en met de btw? Bij de verkoop van producten en diensten aan klanten in België krijg je namelijk te maken met andere btw-regels. In dit artikel geef ik antwoord op de vraag hoe het nou precies werkt met de btw als je producten verkoopt aan klanten in België.

Stap 1: Particuliere versus bedrijf

Om het nóg even wat complexer te maken verschilt het of je klant een particulier is of een bedrijf. Zorg dus dat je dit weet. Je kunt vragen naar het btw-identificatienummer. Als je klant er geen heeft, dan weet je dat het een particulier is en geen bedrijf.

Producten verkopen aan een Belgisch bedrijf

Als je producten verkoopt aan een Belgisch bedrijf dan verstuur je een factuur met 0% btw. De klant heeft zelf de verplichting om de btw te berekenen en af te dragen in België.

Producten verkopen aan een Belgische particulier

Als je producten verkoopt aan een Belgische particulier dan moet de factuur OF het Belgische btw tarief OF het Nederlandse btw tarief bevatten. Twee keuzes dus, al is het btw-tarief voor de meeste producten in beide landen 21%.

Welk btw tarief van toepassing is hangt af van jouw totale verkopen aan Belgische particulieren op jaarbasis.

In 2019, en ook in 2020, is het drempelbedrag 35.000 euro. Dus grootverkopers opgelet.

Tot aan het drempelbedrag van 35.000 euro bedrag pas je het Nederlandse btw-tarief toe. Pas als je boven het drempelbedrag komt dan ga je het Belgische btw-percentage (21%, 12% of 6%) toepassen.

Kortom, je begint dus altijd met factureren met het Nederlandse btw bedrag. Als je vervolgens het drempelbedrag bereikt dan switch je naar de Belgische btw-tarief. Maar let op, dit drempelbedrag van 35.000 euro geldt over 2 jaar. Dus stel je verkoopt in jaar 1 voor 36.000 euro aan België dan bereken je over de eerste 35.000 euro het Nederlandse btw-tarief en geef je dat aan bij de Nederlandse belastingdienst. Over de volgende 1.000 euro aan verkopen reken je het Belgische btw-tarief en dat geef je aan bij de Belgische belastingdienst. In jaar 2 begin je meteen met het berekenen van het Belgische belastingtarief en geef je de btw aan bij de Belgische belastingdienst. Immers, je hebt het drempelbedrag van 35.000 euro wat geldt over 2 jaar, al bereikt.

Niet vergeten: Btw-identificatienummer

Als je zaken doet met Belgische bedrijven, maakt niet uit wat je verkoopt, dan moet je altijd het btw-identificatienummer van je Belgische klant op de factuur vermelden. Alleen bedrijven hebben een btw-identificatienummer. Heeft je klant dus geen btw-identificatienummer, dan weet je meteen dat je zaken doet met een particulier.

Belgische omzet in de BTW aangifte

Alle verkopen naar particulieren en bedrijven (tot het drempelbedrag van 35.000 euro) neem je mee in je belastingaangifte. Dus ook als je het 0% btw tarief hebt gehanteerd. Deze ‘0% btw’, voor de verkoop van producten aan Belgische bedrijven, vul je in de btw aangifte in rubriek 3b ‘Leveringen naar/diensten in landen binnen de EU’.

Opgaaf Intracommunautaire prestaties

Als je diensten/producten levert naar België, of andere landen in de EU, dan ben je verplicht een ‘opgaaf intracommunautaire prestaties’ in te dienen bij de belastingdienst. Dit doe je bovenop de normale btw-aangifte en is dus geen vervanging. Je kunt het zien als een soort uitsplitsing van de rubriek 3b ‘Leveringen naar/diensten in landen binnen de EU’. Je vindt het aangifte formulier op de website van de belastingdienst, als je bent ingelogd, onder de overige formulieren.

Wist je dat? Taal van de factuur

Juridisch gezien is een ondernemer verplicht om een factuur op te stellen in de taal waarin de ‘exploitatiezetel’ zich bevindt. Met andere woorden, als ondernemer gevestigd in Nederland moet je de factuur in het Nederlands op stellen. Best een gekke regel in het perspectief van het stimuleren van de internationale handel. Wil je je (niet Nederlands sprekende) klant tegemoet komen én voldoen aan wet- en regelgeving? Stuur dan een Nederlandse factuur én een Franse of Engelse vertaling.

Doe jij zaken met onze Belgische buren? Zo ja, heb jij de btw op facturen naar België goed geregeld?

 

Marissa Bonants is Registeraccountant en oprichtster van The Money Mate. De missie van The Money Mate is om startende ondernemers te navigeren door de financiële ondernemerswereld. Voor ondernemers die nooit meer bang willen zijn voor een (digitale) blauwe envelop, willen begrijpen hoe het werkt en ervan overtuigd zijn dat inzicht in je geldzaken vóór je kan werken. Je kunt Marissa volgen op Instagram http://www.instagram.com/themoneymate of kijk voor meer financiële blogs en info op www.themoneymate.nl

 

 

Waarom een nieuw btw-nummer?

Misschien heb je het al gehoord of een brief ontvangen van de Belastingdienst, maar per 1 januari 2020 ontvangen alle eenmanszaken een nieuw btw-nummer. Alleen wat is hier de reden achter en waar moet je allemaal op letten?

Wat is er mis met het huidige btw-nummer?

In het huidige btw-nummer van eenmanszaken, wordt er gebruik gemaakt van het BSN nummer van de eigenaar. De afgelopen jaren is er door verschillende instanties op gewezen dat het gebruik van deze btw-nummers de privacy schendt en het hiermee gevoelig is voor identiteitsfraude. Om deze reden zal de belastingdienst per 1 januari 2020 alle btw-nummers van eenmanszaken wijzigen naar een nieuw btw-nummer die niet correspondeert met het BSN nummer.

Het nieuwe btw-identificatienummer

Het nieuwe btw-nummer werkt feitelijk hetzelfde als het oude nummer. Dit nummer dient vermeld te worden op bijvoorbeeld facturen en op de website. Tevens is dit nummer belangrijk wanneer je aankopen doet binnen de EU. Het nieuwe nummer bestaat uit 14 tekens: NL, 9 cijfers, de letter B en daar opvolgend nog 2 cijfers.

Wat is een omzetbelastingnummer?

Het oude btw-nummer die gerelateerd is aan je BSN nummer, wordt uitsluitend nog gebruikt voor communicatie met de Belastingdienst. Dit nummer zal per 1 januari 2020 omzetbelastingnummer gaan heten.

Vermelding op je website

In 2019 geldt er een andere regeling betreft het vermelden van je huidige btw-nummer op je website of webshop. Je mag deze namelijk, wegens de privacywet, weg laten. Het is echter wettelijk wel verplicht om deze te vermelden, maar wegens de overgang, wordt er in 2019 geen prioriteit op gegeven betreft de handhaving.

Aanpassing voor 1 januari 2020

Vanaf 1 januari communiceer je alleen nog maar met het nieuwe btw nummer, het is daarom belangrijk dat je de volgende zaken op orde hebt;

  • Vermeld het nieuwe btw-nummer op je website of webshop
  • Vermeld het nieuwe btw-nummer op je facturen en eventueel briefpapier
  • Informeer je boekhouder
  • Geef je btw-nummer door aan eventuele buitenlandse leveranciers.

Moet je de verzendkosten terug betalen bij het retourneren van een order?

Een vraag die ik vaak krijg is, hoe zit het nou met de verzendkosten wanneer een order wordt geretourneerd? In dit blog bericht leg ik het je precies uit!

Wettelijk geregeld.

In de wet koop op afstand zijn diverse zaken vastgelegd over het retourneren van een bestelling. Zo heeft de klant 14 dagen de tijd na ontvangst van de bestelling om zijn retour aan te melden bij jou als webshop. Belangrijk om rekening mee te houden is dat je duidelijk op je webshop vermeld wat de voorwaarden zijn voor het retourneren en hoe dit bij jou werkt.

Hoe zit het nou met die verzendkosten?

Ik kan de hele wet koop op afstand met je doornemen, maar ik had beloofd om het onderdeel verzendkosten met je te behandelen. In de wet is vast gelegd dat wanneer de klant zijn gehele bestelling terug stuurt, jij het volledige order bedrag moet terug sturen. Je mag de verzendkosten die de klant betaald heeft aan jou niet in houden en je mag geen administratie kosten rekenen. Stuurt de klant maar een deel van de order retour? Dan hoef je enkel het geretourneerde artikel terug te betalen.

Vaak bestaat er ook nog wel eens de verwarring met de kosten die de klant betaald om het artikel naar jou terug te sturen. In de wet staat vast gelegd dat jij deze als webshop niet hoeft te vergoeden aan de klant. Zorg er wel voor dat dit duidelijk op de webshop vermeld staat, het is namelijk zo dat wanneer dit niet het geval is de klant hier over zou kunnen vallen.

Hoe betaal ik het order bedrag terug?

Dat is eigenlijk vrij simpel, er staat wettelijk vast gelegd dat je de klant moet terug betalen op dezelfde manier als dat zij betaald hebben op jouw webshop. Het kan uiteraard zijn dat bijvoorbeeld door een technisch probleem de betaling handmatig moet overmaken, zorg er dan wel voor dat je de klant hiervan op de hoogte brengt.

Voorwaarden webwinkel aan huis

Wist je dat er voorwaardes zijn voor het beginnen van een webshop aan huis? Wanneer je een webshop gaat beginnen en je vanuit huis gaat werken, dan is het belangrijk dat je nagaat bij de gemeente of dit toegestaan is.

Als eerste is het belangrijk dat je nagaat of jouw plannen passen in het bestemmingsplan van de gemeente. Wanneer dat het geval is, dan moet je in de meeste gevallen je bedrijf aan huis melden. In een aantal gemeentes moet je een onttrekkingsvergunning aanvragen. Hiermee geeft de gemeente toestemming de woning aan de woningvoorraad te onttrekken. Hierna mag je de woning als bedrijfsruimte gebruiken.

Past een bedrijf aan huis niet in het bestemmingsplan? Ga dan na of je bij de gemeente een omgevingsvergunning kunt krijgen. Dit is een vergunning voor het handelen in strijd met de regels van de ruimtelijke ordening. Je hebt ook altijd nog de mogelijkheid om de gemeente te vragen het bestemmingsplan te wijzigen.

Ben je de eigenaar van een koopwoning? Dan is het ook verstandig om eens te kijken of er geen bepaalde bepalingen in de hypotheekovereenkomst staan, die het niet toestaan om vanuit huis te werken. Wanneer je een woning huurt, zou je tevens het huurcontract moeten nakijken.